ADMINISTRASI KELOMPOK TANI
 |
 |
||||
 |
|||||
OLEH
Ir. MOHAMMAD RUM
Disampaikan
pada Pembekalan Mahasiswa KKN-PPM STIP YPP-Mujahidin Tolitoli. Angkatan XV TA.
2012/2013
Tanggal
22 Januari 2013 di Hotel Bumi Harapan Tolitoli
SEKOLAH TINGGI ILMU
PERTANIAN
(STIP) YPP-MUJAHIDIN TOLITOLI
2013
ADMINISTRASI KELOMPOK TANI
Administrasi : adalah seperangkat catatan atau dokumen yang
menyangkut tentang semua kegiatan yang dilakukan pada suatu organisasi.
Kelompok :
adalah kumpulan orang-orang lebih dari satu yang mempunyai tujuan yang sama.
Kelompok Tani :
adalah kumpulan orang-orang yang tumbuh berdasarkan keakraban, keserasian serta
kesamaan kepentingan dalam memanfaatkan sumberdaya pertanian untuk bekerjasama
meningkatkan produktivitas usahataninya dan kesejahteraan anggotanya.
Perangkat Administrasi yang baik
dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain
yang berkaitan dengan kelompok. Selain
aturan kelompok, setiap kelompok harus mempunyai Buku-Buku Administrasi
kelompok yang dicatat secara tertib oleh Pengurus Kelompok ataupun anggota yang
ditugasi untuk itu. Kelengkapan
Administrasi merupakan bagian dari bentuk pengawasan.
KELENGKAPAN
ADMINISTRASI KELOMPOK TANI MELIPUTI :
1. Buku Daftar Anggota
2. Buku Tamu
3. Buku Notulen Rapat
4. Buku Kegiatan kelompok
5. Buku Rencana Kerja Kelompok (RDK/RDKK))
6. Buku Kas
7. Buku Pemilikan Lahan Usahatani
8. Buku Catatan Inventaris kelompok (harta)
9. Buku Agenda
10.
Buku Expedisi
1. Buku Daftar Anggota
Buku Daftar Anggota adalah Dokumen tertulis yang berisi tentang
Biodata setiap petani yang menjadi anggota kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui
Nama-nama anggota, jumlah dan perkembangannya.
|
No.
|
Nama
|
Jabatan dalam kelompok
|
Umur/Thn
|
Tingkat Pendidikan
|
Jumlah Tanggungan
|
Ket
|
|
1.
2.
3.
4.
5.
dst
|
|
|
|
|
|
|
Ket
: Nomor yang diberikan kepada setiap
anggota pada saat menjadi anggota kelompok.
Diisi sesuai dengan urutan pada saat petani menyatakan diri menjadi
anggota kelompok.
Sibea,
Januari 2013
PENGURUS KELOMPOK TANI
HARAPAN BERSAMA
KETUA SEKRETARIS
( ……………….. ) ( …………………… )
2. Buku Tamu
Buku Tamu adalah Dokumen yang
berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke
kelompok. Buku ini juga bermanfaat untuk
mengetahui sejauhmana perhatian dan bimbingan atau saran-saran yang pernah
diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan. Buku Tamu diisi setiap kali ada pihak dari
luar kelompok yang datang untuk suatu keperluan.
|
No.
|
Hari/Tanggal
|
Nama
|
Instansi/
Jabatan
|
Maksud
|
Kesan-kesan/Saran
|
Tanda Tangan
|
|
1.
2.
3.
4.
5.
dst
|
|
|
|
|
|
|
3. Buku Notulen
Rapat
Buku Notulen Rapat adalah Catatan tentang hal-hal yang telah dibahas
dalam setiap pertemuan kelompok. baik
pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota.
Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan
ataupun hal-hal lain yang pernah
dibicarakan dalam pertemuan/rapat. Catatan
ini juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihat pengalaman-pengalaman yang lalu
baik berupa keberhasilan maupun kelemahan/kegagalan serta persoalan-persoalan
yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya.
Bagi pihak luar catatan ini juga
bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan didalam kelompok
sehingga membantu pihak luar dalam
memberikan bimbingan selanjutnya.
FORMAT NOTULEN
RAPAT
Nama Kegiatan ; Rapat
persiapan turun sawah
Hari/Tanggal :
Selasa, 22 Januari 2013
Materi Pembahasan : Rencana
Pembersihan saluran air / irigasi
Pimpinan Rapat : Ismail
(Ketua Kelompok)
Peserta :
25 Orang
Nara Sumber : Adi Ritno (Ketua Kelompok Mahasiswa KKN)
Kesimpulan :
1. Pembersihan saluran irigasi dilaksanakan pada hari minggu
tanggal 27 Januari 2013.
2.
Pembersihan saluran irigasi sepanjang 250 m
3.
4.
5.
6.
Sibea, 22 Januari 2013
PENGURUS KELOMPOK TANI
HARAPAN BARU
KETUA SEKRETARIS
( ……………….. ) ( …………………… )
MENGETAHUI
PPL WIBI SIBEA
( ……………………….. )
Keterangan : Daftar hadir dilampirkan.
4. Buku Kegiatan Kelompok
Buku kegiatan kelompok adalah
buku yang berisi catatan tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh
kelompok. Misalnya rencana kegiatan
kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan
kelompok dan sebagainya. Catatan
tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman
yang dimiliki.
FORMAT BUKU KEGIATAN KELOMPOK
|
NO
|
Hari/Tgl
|
Jenis
Kegiatan
|
Lamanya
|
B
i a y a
|
Hasil
|
|
|
Rp.
|
Sumber
Biaya
|
|||||
|
1.
2.
3.
4.
5.
dst
|
|
|
|
|
|
|
Sibea, 22 Januari 2013
PENGURUS KELOMPOK TANI
HARAPAN BARU
KETUA SEKRETARIS
( ……………….. ) ( …………………… )
5. Buku Kas
Buku Kas adalah berisi tentang
catatan yang dilakukan kelompok yang berkaitan dengan aliran dana yang diterima
maupun yang dikeluarkan. Selain catatan
aliran dana, juga berisi catatan tentang kegiatan-kegiatan yang dibiayai dari
dana tersebut.
FORMAT BUKU KAS
|
No
|
Tanggal
|
Uraian
|
Penerimaan
|
Pengeluaran
|
Saldo
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
1.
2.
3.
4.
5.
dst
|
|
|
|
|
|
Pada hari ini, kamis tanggal tiga puluh
satu Januari Tahun Dua Ribu tiga belas, Buku Kas ditutup dengan keadaan Saldo
kas sebagai berikut :
a. Saldo Bank ; Rp. ………….
b. Saldo Kas : Rp. ………..
Jumlah : Rp.
…………
Mengetahui,
K e t u a Bendahara
( ………………. ) ( …………………
)
6.
Buku Catatan Inventaris Kelompok
Buku catatan inventaris kelompok
adalah berisi tentang Aset-aset atau harta kekayaan yang dimiliki oleh
kelompok.
|
No
|
Jenis Barang
|
Merek
|
Tahun di Produksi
|
Keadaan barang
|
Jumlah
|
Ket.
|
|
|
Baik
|
Tdk baik
|
||||||
|
1.
2.
3.
4.
5.
dst
|
|
|
|
|
|
|
|
Sibea, Januari 2013
PENGURUS KELOMPOK TANI
HARAPAN BARU
KETUA
SEKRETARIS
( ……………….. ) ( …………………… )
7. Buku Pemilikan Lahan Usahatani
Buku ini bertujuan untuk
mengetahui kepemilikan lahan usahatani anggota kelompok.
|
NO
|
N A M A
|
JABATAN
|
LUAS LAHAN
|
JENIS USAHA
|
KET
|
||
|
Sawah
|
kakao
|
kelapa
|
|
||||
|
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
dst
|
|
|
|
|
|
|
|
Sibea, Januari 2013
PENGURUS KELOMPOK TANI
HARAPAN BARU
KETUA
SEKRETARIS
( ……………….. ) ( …………………… )
8.
Buku Agenda
Buku Agenda berisi tentang pencatatan surat
masuk maupun surat keluar.
FORMAT
BUKU AGENDA
|
|
SURAT
MASUK
|
SURAT
KELUAR
|
||||||
|
NO
|
Alamat
pengirim
|
Tanggal
|
No.
Surat
|
Perihal
|
NO
|
Alamat
Tujuan
|
Tanggal
|
Perihal
|
|
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
dst
|
|
|
|
|
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
dst
|
|
|
|
9.
Buku Expedisi
Buku Expedisi berisi tentang
bukti pengiriman surat yang dikirimkan kepihak luar.
FORMAT BUKU EXPEDISI
|
No
|
Nomor Surat
|
Tanggal
|
Alamat penerima
|
Perihal
|
Paraf
|
|
1.
2.
3.
4.
5.
dst
|
|
|
|
|
|
Jenis-jenis
administrasi umum sebagaimana dijelaskan diatas merupakan kelengkapan
administrasi minimal diperlukan oleh kelompok.
Semakin maju dan berkembang suatu kelompok, maka akan memerlukan
jenis-jenis buku guna mendukung kelancaran pengelolaan kelompok taninya.
Manfaat mencatat :
1. Untuk mengingat kembali tentang sesuatu hal
2.
Untuk
menilai dan mengetahui perkembangan
usaha
3. Sebagai Alat Bukti
4. Sebagai Dokumen
Mengapa Orang
Tidak melakukan pencatatan ?
1. Tidak bisa menulis
2. Tidak tahu apa yang harus ditulis
3. M a l a s
4. Belum merasa perlu, karena ;
a. Masih bisa diingat-ingat
b. Belum pernah mengalami masalah
Kemungkinan
yang bisa terjadi kalau tidak melakukan pencatatan ;
1. L u p a
2. Terjadi kesalah pahaman
3. Saling menyalahkan
4.
Kalau Skala Usaha
a.
Tidak
tahu apakah usahanya untung atau rugi
b. Bisa terjadi pemborosan
c. Bisa ditipu orang
d.
Bisa
saling menyalahkan antar penjual dan
pembeli
@. Roberto
Goizuette : Anda
tidak bisa menunggu sampai orang lain membuatkan jalan untuk anda, melangkahlah
!!!...... Buat jalan untuk diri anda sendiri.
# Selamat Ber-KKN, Semoga Sukses #
